Gérez parfaitement votre temps au travail

Gérer son temps au travail, c'est savoir anticiper, organiser, et planifier toutes ses activités. Un temps bien géré permet d'être efficace, de mener à bien ses objectifs, de réduire les sources de stress et… de se dégager du temps !

Les causes d'insatisfaction liées à l'utilisation du temps sont multiples et très personnelles. L'utilisation des outils qui sont proposés, ici, permet de reprendre le contrôle.

1) Clarifiez votre activité:

Pour démarrer une gestion du temps, il est important d'avoir une vision claire de votre fonction. Ce « bilan » sera la référence pour mettre en place votre gestion du temps.

Listez toutes les activités que vous réalisez au travail.
Regroupez ces tâches en catégories, c'est vous qui décidez du type de catégories qui vous correspond le mieux : missions, objectifs, projets, action.
Déclinez les activités en tâches. Choisissez le niveau de détails le plus adapté à votre métier.

2) Formulez des objectifs:

Les objectifs et leur planification vont vous permettre de reprendre la main sur votre gestion du temps.
Pour chaque catégorie de l'étape 1, élaborez des objectifs : formulez le résultat que vous souhaitez atteindre et dans quel délai. Commencez chaque objectif par un verbe, utilisez des éléments concrets, mesurables qui vous permettront d'évaluer en permanence l'avancement.
Puis déclinez chaque objectif en actions pour le réaliser. Attribuez un délai à chaque action et évaluez le volume de temps nécessaire. Une action peut être : une activité (prospection par exemple), une tâche (rédiger un courrier).
Vérifiez régulièrement le suivi des actions. Barrez (sans les effacer) les actions réalisées.

3) Donnez-vous des priorités pour gérer votre temps au travail :

Toutes les tâches n'ont pas la même importance. Certaines sont prioritaires, surtout quand elles approchent de leur échéance. Attention à la fausse urgence, celle qui n'est pas importante mais à laquelle on réagit dans l'instant.

Planifiez la veille ou le jour même la liste des tâches à réaliser dans la journée, en vous aidant du planning des objectifs de l'étape 3.
Listez les priorités du jour : rendez l'important urgent. Les priorités ne sont pas figées, elles changent chaque jour ou en fonction d'événements extérieurs à vous. Il viendra un moment, selon les objectifs et leur planification qu'une priorité en C remonte jusqu'au A, par exemple :
Priorité A, important et urgent, à ce moment-là : à faire.
Priorité B, important et non urgent, à ce moment-là : à faire si la priorité A est réalisé.
Priorité C, non important et non urgent, à ce moment-là : à faire lorsque les priorités A et B sont réalisées.